Sosialisasi Aplikasi Silantip, Rita : Pengelolaan Arsip Ikuti Dinamika Perkembangan Teknologi
- 18 May 2022 18:37
- Heri S
- Kegiatan Pemerintahan,
- 1660
Tubankab-Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Tuban pada tahun 2022 mulai menyosialisasikan aplikasi Sistem Pengolahan Data Arsip (Silantip) kepada 25 desa dan 3 OPD lingkup Pemkab Tuban, termasuk di Desa Sukorejo, Kecamatan Parengan, Tuban, Rabu (18/05).
Kabid Pembinaan, Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan pada Dispersip Tuban, Rita Zahra Afrianti, AP, MM mengungkapkan, pengelolaan arsip senantiasa mengikuti dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat.
"Hal ini selaras dengan UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang menjelaskan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara," tuturnya.
Dikatakannya, ketika masyarakat hanya mengenal kertas sebagai media perekam informasi, maka arsip yang dikelola didominasi oleh arsip tercetak.
"Saat ini masyarakat akrab dengan produk-produk teknologi informasi dalam mendukung aktivitas hariannya. Intensitas interaksi masyarakat dengan produk-produk teknologi menyebabkan arsip mulai diproduksi dalam format digital," timpalnya.
Ia juga katakan, arsip yang terlahir dalam format digital menyebabkan unit pengelola arsip perlu memikirkan strategi pengelolaan arsip digital. Pengelolaan arsip digital ini, terang Rita, akan memberikan peluang lebih kepada masyarakat yang hidup di era digital dalam mengakses arsip.
"Dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip," terangnya panjang lebar.
Dengan demikian, Rita menandaskan memungkinkan pengaksesan yang lebih cepat dalam penemuan kembali secara cepat. Diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia.
"Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dilakukan secara manual sekarang layanannya telah mengarah pada sistem layanan teknik automasi," sambungnya.
Sementara itu, Kasi Pelayanan dan Pengembangan Sistem Kearsipan pada Dispersip Tuban, S. Poncowahyuwono. O, ST menambahkan, pengelolaan arsip secara digital dirasa perlu untuk dilaksanakan. Di satu sisi, fenomena masyarakat sekarang yang sudah akrab dengan teknologi memunculkan sebuah pola pengelolaan baru, yakni pengelolaan arsip elektronik menggunakan Aplikasi Silantip.
"Aplikasi ini diciptakan menggunakan basis web bisa diakses melalui internet atau secara offline. Fasilitas yang disediakan aplikasi ini, yaitu mengenai pengolahan data arsip, meliputi arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital, peminjaman arsip, dan buku tamu," jlentrehnya.
Di sisi lain, Ponco mennyatakan arsip konvensional yang kebanyakan berbentuk kertas-kertas usang tidak bisa begitu saja dibiarkan setelah diproses, terkadang masyarakat juga membutuhkan bukti autentik atau bentuk asli dari arsip tersebut ketimbang berformat digital.
Untuk itu, ia berharap perlu diterapkan sebuah sistem pengelolaan elektronik yang dapat mencakup keduanya. Penggunaan perangkat lunak yang tepat sesuai dengan arsip-arsip yang dikelola tiap-tiap lembaga diharapkan dapat menjadi salah satu solusi untuk membawa sistem pengelolaan sebuah lembaga kearsipan menjadi lebih baik lagi.
"Aplikasi Silantip kini masih dalam pengembangan dari tim bidang pengembangan Dispersip Tuban, kekurangan aplikasi ini masih belum ditambahkan fitur pemusnahan dan notifikasi arsip jika masa aktifnya sudah habis," pungkasnya.
Untuk diketahui, selain sosialisasi aplikasi Silantip, Dispersip juga melakukan pembinaan dan tata kearsipan, di tiap Kecamatan Tuban, Semanding, Palang, Merakurak, Jenu, Parengan, Senori masing-masing 3 desa, dan 4 desa di Kecamatan Jatirogo. (chusnul huda/hei)
